Personuppgiftspolicy 2020:1

Denna policy gäller för behandling av personuppgifter av Volito Fastigheter AB och dess helägda dotterbolag (”Volito Fastigheter” eller ”vi” ). Volito Fastigheter AB hanterar drift och förvaltning i nämnda bolag och är därmed personuppgiftsansvarig för personuppgiftbehandlingen i dessa bolag, vilka inte självständigt hanterar några sådana uppgifter. Uppgifter som vi samlar in om dig som kan komma exempelvis från vår webbplats (www.volitofastigheter.se), e-post, sms, telefon, loggar (passersystem m.m.), kameraövervakning, i övriga kontakter med oss, från våra koncernbolag, bostadsförmedlingsbolag, kreditupplysningsbolag och från allmänt tillgänglig information.

Vi värnar om din personliga integritet. Denna policy reglerar hur vi samlar in, använder och skyddar uppgifter om dig och hur du kan tillvarata dina rättigheter. Vänligen kontakta oss om du har frågor eller synpunkter avseende denna person­uppgiftspolicy.

Med hänvisning till lag avser vi nedan Dataskyddsförordningen (eng. General Data Protection Regulation, GDPR) och annan gällande svensk dataskyddslagstiftning.

1. Personuppgifter, ändamål och lagringstider
Med ”personuppgifter” menas uppgifter som rör dig och kan identifiera dig, t.ex. namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress. I denna personuppgiftspolicy används synonymt och omväxlande begreppen ”person­uppgifter” och ”uppgifter om dig”.

Vanligtvis kan du använda dig av vår webbplats utan att tillhandahålla oss några uppgifter utöver tekniska uppgifter om din enhet eller internet-anslutning såsom IP-adress och cookies. I övrigt kommer de personuppgifter vi behandlar om dig oftast från dig själv eller från någon inom din organisation i samband med förhyrning av bostad eller lokal. Representerar du ett företag som leverantör, entreprenör eller konsult åt oss kan uppgifterna komma från någon inom din organisation eller från dig själv. Vidare kan vi använda oss av uppgifter om dig som vi hämtat från andra källor tillhandahållna av tredje part, t.ex. marknads­förings- och säljaktivitetsbolag samt vid inhämtande av referenser.

Beroende på i vilket syfte vi har kontakt med dig kan följande personuppgifter om och personuppgiftsbehandling rörande dig komma att beröras:

Personnummer
Ditt personnummer behöver vi behandla när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen eller vikten av en säker identifiering.

När du erbjuds bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos behöver vi, utöver ovan nämnda, till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du sköter ditt boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslut.

Under hyresförhållandet av bostad
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer stör­ningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i bostads­lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Läs mer om detta under punkten 4.

Vidare behandlar vi dina personuppgifter i samband med administration av nyckelkvittenser, passersystem och kameraövervakning (enbart vissa fastigheter).

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi efter två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du säger upp och flyttar från din bostadslägenhet men vissa uppgifter såsom till exempel betalningar och hyresavtal måste vi spara i sju år plus innevarande år då detta är bokföringsmaterial.

När vi hyr ut lokal till dig eller till din organisation
Vi behandlar dina personuppgifter om du kommer i kontakt med oss som firmatecknare eller kontaktperson hos den juridiska person som hyr lokal hos oss.

Personuppgifter som vi behandlar om dig är främst namn, titel och kontakt­uppgifter. Om du är firmatecknare eller vi behöver kontrollera din behörighet behandlar vi även ditt personnummer.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart med den juridiska person som hyr lokal av oss och som du företräder eller är anställd av. Exempelvis kan detta avse hyres­avisering, ombyggnad av lokal samt löpande förvaltning. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service, administrera utskick avseende tex information om vad som händer i fastigheten, marknadsföring, kundundersökningar och inbjudan till evenemang.

Vidare behandlar vi dina personuppgifter i samband med administration av nyckelkvittenser, passersystem och kameraövervakning (enbart vissa fastigheter).

Dina personuppgifter kan också komma att behandlas i samband med att vi gör kreditupplysningar av den juridiska personen i samband med ansökningar och hyresförhandlingar.

Vi sparar dina personuppgifter till dess att den juridiska personen du företräder eller är anställd av meddelar oss att du inte längre är firmatecknare eller kontaktperson samt i övrigt i enlighet med punkten 6 nedan.

Vid övrig marknadsföring, analyser och administration av vår verksamhet
Vi behandlar även personuppgifter för marknadsföringsändamål. Ett annat syfte är att samla och analysera information om nuvarande och potentiella hyresgäster och andra samarbetspartners. Vidare kan vi behöva behandla personuppgifter i samband med administrationen av vår verksamhet såsom exempelvis vid fastighetsförsäljningar.

När du kommer i kontakt med oss som samarbetspart
Vi behandlar dina personuppgifter om du kommer i kontakt med oss som firmatecknare eller kontaktperson hos den juridiska person som vi har ett samarbete med. Det kan vara företag som är våra leverantörer, entreprenörer eller konsulter samt myndigheter och kommuner.

Personuppgifter som vi behandlar om dig är främst namn, titel och kontakt­uppgifter. Om du är firmatecknare eller vi behöver kontrollera din behörighet behandlar vi även ditt personnummer.

Vi sparar dina personuppgifter till dess att den juridiska personen du företräder eller är anställd av meddelar oss att du inte längre är firmatecknare eller anställd samt i övrigt i enlighet med punkten 6 nedan.

2. Rättslig grund
För att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig förutsätts det att det föreligger en rättslig grund för detta, dvs. att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig eller en rättslig förpliktelse som åvilar oss, att behandlingen görs efter en intresseavvägning eller att du lämnat ditt samtycke till en specifik behandling. Nedan följer exempel på de ändamål för vilka vi behandlar dina person­uppgifter och med stöd av vilken rättslig grund detta görs.

Volito Fastigheter behandlar dina personuppgifter för olika ändamål enligt ovan.
Rättslig grund för ändamålen under punkt 1 är följande.

När du erbjuds bostad hos oss
Personuppgifter vi samlar in när vi erbjuder dig en bostad är för att göra en bedömning att du erbjuds en bostad som är lämplig utifrån dina önskemål och din ekonomiska situation samt vårt intresse i att kontakta tidigare hyresvärdar för referenser.