PERSONUPPGIFTSPOLICY 2018:2

Denna policy gäller för behandling av personuppgifter som Volito Fastigheter AB självt eller genom de närstående bolagen Tubsockan i Bara AB, Torghusen i Bara AB och Centrumhuset i Bara AB, vars drift och förvaltning hanteras av Volito Fastigheter AB (”Volito Fastigheter” eller ”vi”) samlar in om dig som kan komma exempelvis från våra webbplatser (www.volitofastigheter.se och www.nyabara.se), e-post, sms, telefon, loggar (passersystem m.m.), kameraövervakning, i övriga kontakter med oss, från våra koncernbolag,  bostadsförmedlingsbolag, kreditupplysningsbolag och från allmänt tillgänglig information.

Vi värnar om din personliga integritet. Denna policy reglerar hur vi samlar in, använder och skyddar uppgifter om dig och hur du kan tillvarata dina rättigheter. Vänligen kontakta oss om du har frågor eller synpunkter avseende denna person­uppgiftspolicy.

Med hänvisning till lag avser vi nedan Dataskyddsförordningen (eng. General Data Protection Regulation, GDPR) och annan gällande svensk dataskyddslagstiftning.


1. Personuppgifter, ändamål och lagringstider

Med ”personuppgifter” menas uppgifter som rör dig och kan identifiera dig, t.ex. namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress. I denna personuppgiftspolicy används synonymt och omväxlande begreppen ”person­uppgifter” och ”uppgifter om dig”.

Vanligtvis kan du använda dig av vår webbplats utan att tillhandahålla oss några uppgifter utöver tekniska uppgifter om din enhet eller internet-anslutning såsom IP-adress och cookies. I övrigt kommer de personuppgifter vi behandlar om dig oftast från dig själv eller från någon inom din organisation i samband med förhyrning av bostad eller lokal. Representerar du ett företag som leverantör, entreprenör eller konsult åt oss kan uppgifterna komma från någon inom din organisation eller från dig själv. Vidare kan vi använda oss av uppgifter om dig som vi hämtat från andra källor tillhandahållna av tredje part, t.ex. marknads­förings- och säljaktivitetsbolag.

Beroende på i vilket syfte vi har kontakt med dig kan följande personuppgifter om och personuppgiftsbehandling rörande dig komma att beröras:

Personnummer
Ditt personnummer behöver vi behandla när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen eller vikten av en säker identifiering.

När du erbjuds bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos behöver vi, utöver ovan nämnda, till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du sköter ditt boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslut.

Under hyresförhållandet av bostad
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer stör­ningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i bostads­lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Läs mer om detta under punkten 4.

Vidare behandlar vi dina personuppgifter i samband med administration av nyckelkvittenser, passersystem och kameraövervakning (enbart vissa fastigheter).

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi efter två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du säger upp och flyttar från din bostadslägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter, som till exempel hyresavtal och beslut från socialnämnd. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi spara i sju år inklusive innevarande år.

När vi hyr ut lokal till dig eller till din organisation
Vi behandlar dina personuppgifter om du kommer i kontakt med oss som firmatecknare eller kontaktperson hos den juridiska person som hyr lokal hos oss.

Personuppgifter som vi behandlar om dig är främst namn, titel och kontakt­uppgifter. Om du är firmatecknare eller vi behöver kontrollera din behörighet behandlar vi även ditt personnummer.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart med den juridiska person som hyr lokal av oss och som du företräder eller är anställd av. Exempelvis kan detta avse hyres­avisering, ombyggnad av lokal samt löpande förvaltning. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service, administrera utskick avseende tex information om vad som händer i fastigheten, marknadsföring, kundundersökningar och inbjudan till evenemang.

Vidare behandlar vi dina personuppgifter i samband med administration av nyckelkvittenser, passersystem och kameraövervakning (enbart vissa fastigheter)

Dina personuppgifter kan också komma att behandlas i samband med att vi gör kreditupplysningar av den juridiska personen i samband med ansökningar och hyresförhandlingar.

Vi sparar dina personuppgifter till dess att den juridiska personen du företräder eller är anställd av meddelar oss att du inte längre är firmatecknare eller kontaktperson samt i övrigt i enlighet med punkten 6 nedan.

Vid övrig marknadsföring och för analyser
Vi behandlar även personuppgifter för marknadsföringsändamål. Ett annat syfte är att samla och analysera information om nuvarande och potentiella hyresgäster och andra samarbetspartners.

När du kommer i kontakt med oss som samarbetspart
Vi behandlar dina personuppgifter om du kommer i kontakt med oss som firmatecknare eller kontaktperson hos den juridiska person som vi har ett samarbete med. Det kan vara företag som är våra leverantörer, entreprenörer eller konsulter samt myndigheter och kommuner.

Personuppgifter som vi behandlar om dig är främst namn, titel och kontakt­uppgifter. Om du är firmatecknare eller vi behöver kontrollera din behörighet behandlar vi även ditt personnummer.

Vi sparar dina personuppgifter till dess att den juridiska personen du företräder eller är anställd av meddelar oss att du inte längre är firmatecknare eller anställd samt i övrigt i enlighet med punkten 6 nedan.


2. Rättslig grund

För att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig förutsätts det att det föreligger en rättslig grund för detta, dvs. att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig eller en rättslig förpliktelse som åvilar oss, att behandlingen görs efter en intresseavvägning eller att du lämnat ditt samtycke till en specifik behandling. Nedan följer exempel på de ändamål för vilka vi behandlar dina person­uppgifter och med stöd av vilken rättslig grund detta görs.

Volito Fastigheter behandlar dina personuppgifter för olika ändamål enligt ovan.
Rättslig grund för ändamålen under punkt 1 är följande.

När du erbjuds bostad hos oss
Personuppgifter vi samlar in när vi erbjuder dig en bostad är för att göra en bedömning att du erbjuds en bostad som är lämplig utifrån din ekonomiska situation och vårt intresse i att kontakta tidigare hyresvärdar för referenser.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Under hyresförhållandet av bostad
Ett av våra syften med insamlandet av personuppgifter är att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som bostadshyresgäst i enlighet med hyresavtalet, såsom att administrera hyresaviseringar, kontakt i hyresärenden, hyresförhandling och fullgöra andra åtaganden kopplade till förhyrningen av bostad, för redovisnings- och faktureringsändamål och övrigt försäkra oss om att lagkrav efterlevs (exempelvis bokföringslagen).

Rättslig grund: Fullgörande av avtal eller rättslig förpliktelse

Ett annat syfte är att skicka ut information och kundundersökningar. Vi använder de uppgifter vi samlar in för att kunna förstå vad våra hyresgäster tycker är viktigt att förbättra i fastigheten och förvaltningen av fastigheten. Kundundersökningar utförs på en sammanslagen nivå och är inte avsedda att identifiera enskilda kunder.

Rättslig grund: Berättigat intresse

När vi hyr ut lokal till dig eller till din organisation
För att vi ska kunna fullgöra vår del av hyresavtalet vid förhyrning av en lokal behöver vi kunna komma i kontakt med någon som företräder hyresgästen, tex vid hyresförhandlingar, kontakt i hyresärenden, vid reparation och underhåll i fastigheten och/eller lokalen, vid hyresavisering etc.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal eller rättslig förpliktelse, eller om du är företrädare för organisation, berättigat intresse   

Ett annat syfte är att skicka ut information, inbjudan om evenemang och kundundersökningar. Vi använder de uppgifter vi samlar in för att kunna förstå vad våra hyresgäster tycker är viktigt att förbättra i fastigheten och förvaltningen av fastigheten. Kundundersökningar utförs på en sammanslagen nivå och är inte avsedda att identifiera enskilda kunder.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Vid övrig marknadsföring och analyser
Vi kan komma att använda personuppgifter för att per post, e-post, eller per telefon skicka information om lediga bostadslägenheter eller lokaler. Vi kan således komma att använda uppgifterna om dig för direktmarknadsföring förutsatt att vi inte har instruerats att inte göra det. Vi kan också samla och analysera information om nuvarande och potentiella hyresgäster och andra samarbetspartners.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Du har när som helst möjlighet att motsätta dig att vi använder dina person­uppgifter i direktmarknadsföringssyfte genom att kontakta oss på det sätt som beskrivs under punkten 11 nedan, eller direkt i våra elektroniska utskick.

När du kommer i kontakt med oss som samarbetspart
För att vi exempelvis ska kunna hantera beställningar av produkter, beställningar och utförande av entreprenader och tjänster behöver vi behandla personuppgifter för firmatecknare och kontaktpersoner hos den juridiska person som vi har ett samarbete med. Vi behöver även behandla uppgifterna för att kunna tillvarata rättsliga anspråk hänförliga till samarbetet.

Rättslig grund: Berättigat intresse eller rättslig förpliktelse

Volito Fastigheters berättigade intresse av ovan nämnda personuppgiftsbehandling under denna punkt 2 är att fullgöra våra åtaganden enligt lag eller avtal gentemot dig eller din organisation, förbättra våra tjänster samt att kunna erbjuda dig/din organisation anpassade erbjudanden och relevant information. Volito Fastigheters berättigade intresse för eventuell kameraövervakning är att skapa trygghet för hyresgästerna samt för att kunna förebygga, avslöja och beivra brott.


3. Information om cookies

Vi använder cookies och liknande spårningstekniker på vår webbplats www.volitofastigheter.se och i vår e-postkommunikation. För mer information om hur vi använder cookies och liknande, se vår cookieinformation på www.volitofastigheter.se.


4. Överföring av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter med största försiktighet. Ibland är det nöd­vändigt att vi lämnar ut dina personuppgifter till utvalda tredje parter för att vi ska kunna administrera hyresförhållandet som vi har med dig eller med den juridiska person som du företräder eller är anställd av.

Vi lämnar exempelvis ut dina kontaktuppgifter i samband med reparation och underhåll i din fastighet, lokal eller bostad. Det kan även gälla för företag som tillhandahåller bredband, telefoni eller el till din fastighet, lokal eller bostad.

Är du bostadshyresgäst så kommer vi i samband med din uppsägning lämna ut dina kontaktuppgifter till bostadsförmedlare, tex BoplatsSyd, i syfte att administrera visning av din bostad för en ny hyresgäst.

Dina personuppgifter kan också komma att överföras så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du eller det företag du är kontaktperson för kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi kan också överföra dina uppgifter till andra företag, inklusive koncernbolag, som vi anlitar för att hjälpa oss att bedriva vår verksamhet (såsom t.ex. för kundundersökningar, inkasso­företag samt administration och support av våra IT-system).

Ovan nämnda tredje parter hanterar i vissa fall dina personuppgifter såsom egen personuppgiftsansvarig och i vissa fall såsom personuppgiftsbiträde och då bara för vår räkning och för de särskilda uppgifter de har att utföra efter våra instruktioner.

Dina personuppgifter kan vi även komma att lämna ut till polisen, skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller som om vi med stöd av lag eller myndighetsbeslut är skyldiga att lämna ut.

Vi kan även i andra särskilda fall komma att lämna ut personuppgifter, t.ex. när vi har skäl att tro att uppgifterna är nödvändiga för att identifiera, kontakta eller föra talan mot någon som exempelvis vi har krav emot eller som kan ha gjort intrång på webbplatsen, eller som på annat vis gjort intrång eller inkräktar på våra rättigheter eller egendom eller våra kunders hyresgästers, eller andra besökares/samarbetspartners rättigheter.

Behandling av dina personuppgifter i enlighet med denna personuppgiftspolicy kan kräva att dina personuppgifter överförs till en destination utanför Sverige. Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES sker endast i den mån det är tillåtligt enligt lag och kräver därmed exempelvis att landet i fråga har ett avtal med EU/EES, att landet anses ha tillräcklig dataskyddslagstiftning, eller att vi träffat avtal med aktuell tredje part om att de är tvungna att tillämpa av EU-kommissionen godkända klausuler gällande skyddet för den personliga integriteten. Du hittar lista över godkända tredje länder och standardklausuler på EU-kommissionens hemsida och på Datainspektionens hemsida om överföring av data till tredje land.

5. Dina rättigheter

I enlighet med lag har du rätt att begära ut information om personuppgifter vi har om dig efter att du har identifierat dig och tydligt angett vilken information du önskar ta del av. En sådan begäran om informationen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till den adress som anges nedan under punkten 11. Vidare kan vi komma att begära ytterligare uppgifter för att säker­ställa att informationen lämnas till rätt person. Vi kommer därefter snarast möjligt och inom en månad bemöta din begäran. I de fall vi inte kan uppfylla din begäran kommer vi att meddela dig detta och ange varför.

Om du anser att uppgifterna om dig är inkorrekta eller ofullständiga har du på sätt och begränsat till vad som föreskrivs i lag rätt att vända dig till oss med en begäran om rättelse. Vi kommer att korrigera eller uppdatera uppgifterna om dig så snabbt det är rimligt möjligt.

Du har också på sätt föreskrivs i lag rätt att begära att få uppgifterna om dig borttagna eller begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter samt att återkalla eventuella samtycken. Du har också på sätt föreskrivs i lag rätt att få överfört (porterat) de personuppgifter du lämnat till oss.

Notera att det kan krävas att vi behåller nödvändiga personuppgifter i samband med radering, återkallelse av samtycke eller portering för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag eller avtal. Det kan också vara tillåtet för oss enligt lag att behålla vissa personuppgifter för att tillgodose våra affärsbehov.

Du har rätt att göra invändningar mot sådan behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. Vi måste då, efter att du specificerat vilken behandling du invänder mot, visa att det finns intressen som väger tyngre. Du har likaså rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina person­uppgifter som görs för direkt marknadsföring.

6. Lagringstid

Dina personuppgifter sparas under den tid som specifikt anges under punkten 1 ovan och endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål som följer av denna personuppgiftspolicy eller så länge det krävs enligt lag eller avtal. Person­uppgifterna gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för eller inte längre krävs enligt lag eller avtal.

7. Datasäkerhet

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med vid var tid gällande lagar om person­uppgiftsbehandling. Personuppgifterna lagras i driftsmiljöer som använder säker­hets­åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst. Rimliga standarder för skydd av personuppgifter följs. Åtgärderna görs i syfte att förhindra otillåten eller olaglig behandling av uppgifterna om dig och oavsiktlig förlust eller förstörelse av, eller skada på, dessa uppgifter.

Skulle en personuppgiftsincident upptäckas kommer denna på sätt föreskrivs enligt lag att anmälas till Datainspektionen samt till dig.

8. Länkar till andra webbplatser

Vänligen notera att det på denna webbplats kan finnas länkar till andra webb­platser. För det fall du följer en sådan länk kan detta medföra att du besöker andra webbplatser som innehåller andra regler för integritetsskydd än vad som anges i denna personuppgiftspolicy.

9. Ändring av personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy kan uppdateras av oss. Om det sker väsentliga förändringar i denna personuppgiftspolicy kommer vi att meddela dig genom att placera ett tydligt meddelande på webbplatsen eller på annat erforderligt sätt. Vi uppmanar dig att läsa igenom denna personuppgiftspolicy för att hålla dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.


10. Klagomål

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter har hanterats på ett felaktigt sätt ber vi dig snarast anmäla detta till oss. Du har också möjlighet att lämna klagomål till Datainspektionen gällande vår personuppgiftsbehandling.

11. Kontakt

Volito Fastigheter AB, 556539-1447, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan, såvida inte annat uttryckligen anges i sam­band med insamlingen av dina uppgifter. Har du frågor om policyn eller vår personuppgiftsbehandling vänligen kontakta oss enligt nedan.  

Adress: Skeppsbron 3, 211 20 Malmö
Telefon: 040-664 47 00